Limiter ou offrir des réservations : les quotas

Un quota compte les réservations d’un joueur sur une période. Il sert à deux choses :

• limiter : « pas plus de 2 réservations en cours à la fois », pour qu’un petit groupe ne monopolise pas les meilleurs créneaux. Gratuite ou payante, chaque réservation compte ;
• offrir : « 1 réservation gratuite par semaine en heures pleines » pour vos abonnés. Le quota est alors lié à une ligne de tarif Gratuit tant que le quota le permet.

Par défaut, un joueur qui a atteint un quota ne peut plus réserver ce qu’il couvre jusqu’à la période suivante (voir « Autoriser le dépassement ? » plus bas).

Avant de commencer

• Il faut un compte Propriétaire ou Administrateur pour créer ou modifier un quota ; un compte Gestionnaire peut les consulter.
• Pour une gratuité, la ligne de tarif à 0 € marquée Gratuit tant que le quota le permet est posée par l’équipe SportFinder (voir Régler vos tarifs).
• Les heures pleines d’un quota sont un de vos horaires.

Créer un quota

1. Ouvrez Paramètres › Services › Location de terrain › Quota (1), puis cliquez sur Ajouter (2).

   

2. Remplissez la section Quota :

   • Priorité (1) : entre deux quotas de même stratégie qui correspondent, le plus grand nombre l’emporte (voir « Plusieurs quotas sur une même réservation » plus bas) ;
   • Valeur (2) : le nombre de réservations autorisées sur la période ;
   • Durée d’une unité (min) (3) : la durée qu’une « réservation » représente, par exemple 90. Laissée vide, l’unité reprend la durée de réservation réglée pour votre location (l’aide du champ l’indique) ;
   • Mode de décompte (4) : Strict ou Flexible (voir ci-dessous) ;
   • Stratégie (5) : Réservation simultanée, Quota quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel.

   

3. Dans Valide, limitez si besoin le quota à des dates. Sans Période stricte, la période se répète d’année en année.

4. Dans Filtres, dites à quelles réservations il s’applique : Sports, Ressources, Produits (l’abonnement qui y donne droit), Horaire (par exemple vos heures pleines) et Groupes de contacts. Un filtre vide ne restreint rien.

   

5. Cliquez sur Sauvegarder.

Strict ou flexible : comment une réservation se décompte

Avec 2 unités de 90 minutes :

• Strict : chaque réservation consomme des unités entières. Une heure consomme une unité de 90 minutes ; deux heures en consomment deux.
• Flexible : le quota devient un crédit de 180 minutes, utilisé à la minute près. Trois réservations d’une heure tiennent dans le crédit. Si le dépassement est autorisé et qu’une réservation n’est couverte qu’en partie, la partie couverte est gratuite et le reste est payé.

Le mode de décompte n’a pas d’effet sur la stratégie Réservation simultanée, qui compte les réservations actives à un instant donné.

Attention

Évitez de changer la durée d’une unité ou le mode d’un quota déjà consommé en cours de saison : les consommations passées restent comptées dans l’ancienne unité. Créez plutôt un nouveau quota à partir d’une date.

Ce qui consomme un quota, et ce qui le rend

• Le quota se compte par joueur : même avec un abonnement partagé, chacun a le sien.
• Une réservation annulée rend son quota aussitôt.
• Pour savoir si un joueur peut réserver, toute réservation active compte, payée ou non.
• Pour la gratuité, une part payée ne consomme rien : si le joueur a payé sa part, sa séance gratuite reste disponible.
• Remplacer un joueur recalcule les deux côtés : l’abonné remplacé retrouve sa séance, le remplaçant paie son prix et consomme son propre quota.
• Les autres réservations déjà tarifées ne sont pas recalculées d’elles-mêmes : une part payée garde son prix, une part future non payée est recalculée au prochain changement de la réservation.
• Dans le calendrier, la case Ne pas prendre en compte pour le quota du formulaire de réservation exempte une réservation précise.

Quand un joueur a atteint sa limite, la réservation en ligne est refusée avec un message qui le dit (« … a atteint la limite de … », avec le nombre de réservations restantes).

Plusieurs quotas sur une même réservation

• Même stratégie (deux quotas hebdomadaires, par exemple) : seul le quota de plus haute priorité qui correspond à la réservation et au joueur s’applique ; l’autre est ignoré pour cette réservation.
• Stratégies différentes (un quota hebdomadaire et un quota de réservations simultanées) : les deux s’appliquent. C’est celui dont il reste le moins qui limite le joueur, et une gratuité n’est accordée que s’il reste du quota dans chacun.

En cas de doute, vérifiez le résultat dans l’onglet Quotas de la fiche d’un joueur concerné : un quota qui ne s’applique jamais à lui y est signalé.

Autoriser le dépassement ?

Par défaut, un joueur ne peut pas dépasser son quota. Avec l’option Autorise le dépassement de quota, il peut continuer à réserver au-delà, sans profiter de ses avantages : une fois sa gratuité consommée, il paie ses réservations suivantes. C’est le réglage qui convient à « 1 séance offerte par semaine, les suivantes au prix normal ».

L’option apparaît dans les paramètres avancés, mais elle ne se modifie pas depuis votre back-office (cadenas, pas de bouton Modifier) : elle demande d’adapter aussi vos tarifs. Contactez l’équipe SportFinder.

Voir le quota d’un joueur

Sur la fiche d’un contact, l’onglet Quotas (1) montre chaque quota de la location, sa consommation et ce qu’il reste, autour d’une Date de référence (2) que vous pouvez changer. Il dit aussi pourquoi un quota ne s’applique pas (« N’a pas l’abonnement requis à cette date », « Hors des groupes du quota ») et liste les Réservations qui ne consomment pas, avec la raison : réservation annulée, part payée, joueur remplacé, quota ignoré sur cette réservation…

Questions fréquentes

Un abonné a annulé sa réservation gratuite : peut-il en reprendre une ?

Oui. L’annulation rend le quota immédiatement ; sa prochaine réservation sera gratuite si les autres conditions sont remplies.

Un abonné ne peut plus réserver : « a atteint la limite »

Il a consommé son quota sur la période. Ouvrez l’onglet Quotas de sa fiche pour voir ce qui reste et quelles réservations comptent. S’il doit pouvoir réserver en payant au-delà de sa gratuité, demandez à l’équipe SportFinder d’autoriser le dépassement.

Pourquoi la réservation d’un abonné est-elle payante ?

Ouvrez l’onglet Quotas de sa fiche : la gratuité est peut-être déjà consommée sur la période, le quota ne couvre pas cet horaire, ou l’abonnement n’était pas valable à cette date. Une part payée avant l’annulation d’une autre réservation garde son prix.

Peut-on offrir une réservation à un fidèle sans toucher à son quota ?

Oui, au cas par cas : cochez Ne pas prendre en compte pour le quota sur la réservation.

Voir aussi

• Régler vos tarifs
• Abonnements
• La fiche contact
• Remplacer un joueur