Gérer les codes d'accès des réservations
Comprendre comment chaque réservation reçoit son code d'accès, où le retrouver, et comment activer, régénérer ou compléter les codes de votre club.
Publié le — Un seul écran pour vos systèmes d'accès : activer ou couper un système, régénérer les codes, générer ceux qui manquent, et retrouver le code et le QR d'une réservation dans son panneau.
Quand votre club est équipé d’un système d’accès relié à SportFinder (serrure de porte, clavier à code, lecteur de QR code, éclairage automatique), chaque réservation confirmée reçoit son code d’accès. Le joueur le trouve sur sa réservation, son ticket et son e-mail de confirmation ; votre équipe le voit dans le panneau de la réservation. Plus besoin d’ouvrir la porte à chaque match.
Comment fonctionnent les codes
Section intitulée « Comment fonctionnent les codes »- Un code par réservation confirmée. Seule une réservation confirmée reçoit un code. Selon le réglage de votre système, c’est un code d’accès par réservation ou un code d’accès par joueur.
- Le code n’ouvre qu’autour du créneau. La plupart des systèmes ont une fenêtre de tolérance avant le début et après la fin de la réservation : la porte (et l’éclairage, s’il est piloté) s’active un peu avant et reste active un peu après. Un code de cadenas, lui, est un code fixe.
- Une annulation révoque le code. Une réservation annulée perd son code.
- Une réservation sur plusieurs terrains peut recevoir le même code pour toutes ses portes, selon le fournisseur.
- Le type de code dépend du fournisseur : QR code, code clavier à quatre chiffres, ou code de cadenas.
Retrouver le code d’une réservation
Section intitulée « Retrouver le code d’une réservation »Ouvrez la réservation dans le calendrier. Son panneau regroupe tout :
- la ligne Code d’accès du résumé affiche le code ;
- la section Documents propose le lien Code d’accès, qui ouvre le QR code à montrer ou à transmettre au joueur ;
- la section Actions propose Regénérer, qui crée un nouveau code pour cette seule réservation. Le précédent reste valable jusqu’à son expiration.
Voir aussi Le panneau de réservation.
Gérer vos systèmes d’accès
Section intitulée « Gérer vos systèmes d’accès »La page Paramètres › Contrôle d’accès affiche une carte par système relié à votre club (« Système Dinec » ou « Système Smart Padel », par exemple), avec le produit concerné, son état et ses réglages : type, nombre d’autorisations, destination (un code par réservation ou par joueur) et, selon le système, fenêtres de tolérance. La même page s’ouvre depuis Services › Location de terrain › Contrôle d’accès.
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Activer ou désactiver un système. Le bouton Désactiver coupe l’envoi des codes pour ce système ; Activer le rétablit. Réservé aux comptes Propriétaire et Administrateur.
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Générer les codes manquants. Si des réservations confirmées à venir n’ont pas reçu de code (après une coupure, par exemple), cliquez sur Générer les codes manquants. SportFinder ne touche qu’aux réservations sans code et affiche combien de codes sont en cours de génération ; les codes existants restent intacts.
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Régénérer tous les codes. Regénérer ouvre une page de confirmation, Régénérer les codes d’accès. Tous les codes actifs du centre sont recréés auprès du fournisseur ; les précédents restent valables jusqu’à leur expiration. Utilisez-le après un changement de matériel ou de réglage, pas au quotidien.
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Actions propres au fournisseur. Selon le système, la carte propose aussi Modifier (les réglages du fournisseur, voir les droits plus haut), Générer un QR code (un accès hors réservation, pour un technicien par exemple), Synchronisation horloge (système Dinec : une séquence de codes qui remet le lecteur à l’heure, à lancer avec l’équipe SportFinder), Activer l’éclairage et Journal Smart Padel (voir Smart Padel).
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Masquer le code aux joueurs. Sur un système Smart Padel installé sans clavier (le code ne sert qu’à piloter l’éclairage), décochez Afficher le code aux joueurs : le code disparaît de la réservation, du ticket et de l’e-mail du joueur. Votre équipe continue de le voir dans le back-office.
- Les codes générés à la main sont définitifs. Un QR code généré hors réservation ne peut plus être invalidé une fois communiqué : c’est une copie de la clé. Générez-le avec prudence.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Un joueur n’a pas reçu de code
Section intitulée « Un joueur n’a pas reçu de code »Vérifiez que la réservation est confirmée : une réservation en attente de paiement n’a pas encore de code. Si elle l’est, ouvrez son panneau et cliquez sur Regénérer, ou utilisez Générer les codes manquants depuis Paramètres › Contrôle d’accès.
Le code s’affiche dans le back-office mais pas chez le joueur
Section intitulée « Le code s’affiche dans le back-office mais pas chez le joueur »Le système est sans doute réglé pour ne pas afficher le code aux joueurs. Ce réglage se trouve dans la configuration du système Smart Padel ; il se modifie avec un compte Contrôle d’accès ou Gestionnaire de contenu, ou avec l’aide de l’équipe SportFinder.
Le joueur arrive en avance et la porte ne s’ouvre pas
Section intitulée « Le joueur arrive en avance et la porte ne s’ouvre pas »Le code ne fonctionne que dans la fenêtre de tolérance avant le début de la réservation. Quand le système en a une, elle est indiquée sur sa carte, dans Paramètres › Contrôle d’accès.
Nous voulons équiper le club
Section intitulée « Nous voulons équiper le club »Cliquez sur En savoir plus depuis Paramètres › Contrôle d’accès, ou contactez le support : l’équipe SportFinder vous dit quel matériel peut être relié à votre club et se charge de la mise en service.