Organiser un stage de vacances
Ouvrir les demandes d’un stage avant d’avoir le moindre groupe, puis composer des groupes homogènes à partir de ce que les familles ont déclaré.
Mis à jour le — Le stage se prépare désormais dans Cours & stages : les familles demandent une place, vous composez les groupes ensuite et leur envoyez une proposition.
D’habitude, un club fixe ses groupes d’abord (« lundi 9 h, débutants »), puis espère les remplir. Avec SportFinder, vous faites l’inverse : les familles demandent une place, vous voyez qui a demandé quoi, puis vous composez les groupes — par semaine, par âge, par niveau — et chaque famille reçoit une proposition avec les dates et le prix ferme.
Le parcours tient en huit étapes. Comptez une vingtaine de minutes la première fois.
| # | Qui | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| 1 | Vous | Vous créez le stage |
| 2 | Vous | Vous posez vos questions aux familles |
| 3 | Vous | Vous vérifiez ce que voient les familles |
| 4 | Les familles | Elles déposent leur demande (ou vous l’encodez pour elles) |
| 5 | Vous | Vous lisez les demandes, rangées en tas |
| 6 | Vous | Vous préparez un groupe : ses dates et ses terrains |
| 7 | Vous | Vous y placez des enfants et envoyez les propositions |
| 8 | La famille | Elle reçoit la proposition, puis l’accepte ou la refuse |
Les huit étapes
Section intitulée « Les huit étapes »-
Créez le stage
Ouvrez Cours & stages › Catalogue (1), puis cliquez sur Nouvelle activité (2).
Remplissez les informations générales :
- Nom interne (1) : le nom du stage, tel que vous le reconnaîtrez (« Stage de Toussaint — Padel enfants »). Il est aussi montré aux familles.
- Sport (2) : Padel.
- Nature (3) : choisissez Stage.
- Minimum de participants pour lancer (4) : en dessous de ce nombre, un groupe ne démarre pas. Ici, 4.
- Tranche d’âge (5) : de 6 à 14 ans. Un parent qui cherche un cours pour un âge hors de cette tranche ne verra pas le stage.
Activez Prendre des pré-inscriptions (6) : c’est l’interrupteur qui permet aux familles de demander une place alors qu’aucun groupe n’existe encore. Indiquez l’Acompte (7) : le montant payé au dépôt de la demande, puis déduit du prix quand la famille accepte votre proposition. Laissez vide pour ne rien demander.
Rédigez la Description publique (8) — les horaires, le public, et le fait que vous composez les groupes vous-même — puis choisissez le Tarif du modèle (9) : chaque groupe composé plus tard partira de ce prix. Cliquez sur Créer l’activité (10).
Le stage existe et n’a aucun groupe. C’est normal : les groupes naîtront des demandes.
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Posez vos questions aux familles
Sur la page du stage, ouvrez l’onglet Questions, puis Nouvelle question. Vos questions sont ce qui vous permettra, plus tard, de ranger les demandes : posez-les avec des réponses fermées (un choix dans une liste), car une réponse écrite librement ne se trie pas.
La semaine : libellé « Pour quelle(s) semaine(s) de stage ? », Nom interne « Semaine » (le nom court que vous verrez dans vos écrans), type Choix multiple (un enfant peut venir les deux semaines), et une réponse proposée par semaine. Éteignez Pré-remplir avec la dernière réponse de la même personne : la semaine d’un stage précédent n’a aucune raison d’être la bonne.
Le niveau : « Votre enfant a-t-il déjà pratiqué le padel ? », nom interne « Expérience », Choix unique : « Jamais joué », « Quelques fois », « Joue régulièrement ».
Ouvrez ensuite les réglages de chaque question (roue dentée) et activez :
- Obligatoire (bloque la demande) (1) : une demande sans semaine ne peut pas être placée.
- Filtre dans l’atelier (2) : sans lui, la question est bien posée, mais ses réponses n’apparaissent pas dans l’écran où vous composez les groupes.
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Vérifiez ce que voient les familles
Ouvrez la page de votre club comme le ferait un parent, onglet Cours & stages. Le stage y apparaît tout seul (1) : aucune publication manuelle n’est nécessaire.
En cliquant sur Découvrir, la famille lit votre description et l’encart Pas encore de groupe qui vous convient ?, avec le prix « à partir de », l’acompte demandé et le bouton Se pré-inscrire (2).
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Les familles déposent leur demande
Le parent coche son enfant dans sa famille, décrit son niveau avec ses mots, puis répond à vos questions. Aucune disponibilité n’est demandée : pour un stage, la semaine est une de vos questions.
Il relit sa demande, accepte la règle de l’acompte, clique sur Déposer ma pré-inscription, puis paie l’acompte en ligne. La demande apparaît dans son espace comme « Pré-inscription déposée ».
Une famille vous appelle plutôt que de passer par le site ? Dans Cours & stages › Pré-inscriptions, cliquez sur Encoder un vœu : choisissez le stage dans Catégorie (1), l’enfant dans Participants (2), répondez aux questions du club et, s’il y a lieu, notez l’acompte encaissé. Cliquez sur Encoder le vœu.
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Lisez les demandes
Ouvrez Cours & stages › Pré-inscriptions, onglet Demande, et choisissez le stage dans la colonne Activités (1). Chaque ligne est une demande : l’enfant, son âge, son niveau, l’état de son acompte.
Au-dessus de la liste, la barre Grouper par (2) range les demandes en tas. Cliquez sur Semaine : chaque tas porte son titre et son poids — combien d’enfants il contient face à votre minimum. Un tas trop petit s’affiche en rouge.
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Préparez le groupe : ses dates et ses terrains
Faites-le avant d’envoyer vos propositions : la famille reçoit le groupe avec ses dates. Sur la page du stage, onglet Groupes, cliquez sur Ajouter un groupe. Donnez son Nom du groupe, sa Capacité (personnes), son Minimum de participants, sa tranche d’âge, son club et son tarif.
Onglet Séances → Ajouter plusieurs séances : le premier et le dernier jour de la semaine, les jours du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h, et les terrains. Vous pouvez aussi y choisir le prof. Cliquez sur Ajouter à la collection.
Les cinq matinées apparaissent, chacune avec ses terrains. Cliquez sur Créer le groupe (3).
Le groupe existe, mais ses terrains ne sont que planifiés : ils ne bloquent encore rien, un joueur pourrait toujours les réserver. Cliquez sur Bloquer les terrains (4).
Les terrains passent à bloqué : les cinq matinées sont retirées de la location.
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Placez les enfants et envoyez les propositions
Retournez dans Pré-inscriptions › Demande. Pour ne voir que les enfants à placer, utilisez les filtres sous « Grouper par » (1) — ici la semaine 1 — puis cochez les demandes. La barre de sélection compte les demandes et les joueurs retenus. Cliquez sur Composer un groupe (2).
Choisissez Un groupe existant, puis le groupe que vous venez de préparer. Avant d’envoyer, la fenêtre vous dit tout ce qui pourrait coincer : les niveaux mélangés, les âges, et pour chaque enfant Conforme ou Non conforme (la proposition respecte-t-elle ce que la famille a déclaré ?). Rien ne vous bloque : c’est vous qui décidez. Cliquez sur Envoyer 4 propositions.
Chaque demande passe à Groupe proposé et la colonne Groupe mène au groupe. Chaque famille reçoit un e-mail « Un groupe vous est proposé ».
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La famille accepte ou refuse
Dans son espace, la famille trouve Proposition reçue : le groupe, ses dates, le club et le prix. Elle clique sur Accepter ou Refuser.
- Elle accepte : sa place est réservée, l’acompte déjà payé est déduit du prix, et il lui reste à régler le solde.
- Elle refuse : si votre proposition est conforme à ce qu’elle a déclaré, l’acompte vous reste acquis ; sinon, il lui est remboursé. C’est la règle qu’elle a acceptée en déposant sa demande.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Le prix affiché aux familles est indicatif (« à partir de ») tant qu’aucun groupe n’est proposé : le prix ferme est celui du groupe, annoncé dans la proposition.
- Une séance se confirme toute seule dès que le minimum d’enfants y a une place. Tant que ce n’est pas le cas, elle reste « planifiée » et le signale dans le Tableau de bord.
- Pendant un congé scolaire déclaré dans vos fermetures, les séances du stage portent la mention « Fermeture — … ». C’est un simple avertissement : aucune séance n’est supprimée.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Un enfant a demandé les deux semaines. Que se passe-t-il ?
Section intitulée « Un enfant a demandé les deux semaines. Que se passe-t-il ? »Sa demande apparaît dans le tas de chaque semaine. Placez-le dans un groupe à la fois, puis contactez la famille pour la seconde semaine.
Deux copains veulent être dans le même groupe. Comment faire ?
Section intitulée « Deux copains veulent être dans le même groupe. Comment faire ? »Placez-les vous-même dans le même groupe au moment de composer : une demande ne peut pas être reliée à une autre.
Mon stage n’apparaît pas sur la page du club. Pourquoi ?
Section intitulée « Mon stage n’apparaît pas sur la page du club. Pourquoi ? »Un stage apparaît quand Prendre des pré-inscriptions est activé, ou dès qu’un de ses groupes est publié. Vérifiez aussi la Tranche d’âge : un parent qui cherche pour un enfant hors de cette tranche ne voit pas le stage.
Une famille a fait une erreur dans sa demande. Puis-je la corriger ?
Section intitulée « Une famille a fait une erreur dans sa demande. Puis-je la corriger ? »Oui. Dans Pré-inscriptions › Demande, ouvrez la demande et cliquez sur Modifier la demande. Voir Pré-inscriptions et atelier.
Où retrouver le groupe après l’envoi ?
Section intitulée « Où retrouver le groupe après l’envoi ? »Sur la page du stage, onglet Groupes, ou dans la colonne Groupe de l’écran Demande.