Récolter les pré-inscriptions et composer les groupes
Ouvrir une saison, publier les créneaux ou les plages que vous acceptez de donner, lire la demande des joueurs et composer les groupes dans l’atelier.
Publié le — Les joueurs déclarent leurs disponibilités avant la saison ; vous voyez où se concentre la demande et composez des groupes qui se remplissent.
Au lieu de fixer vos groupes en juin et d’espérer les remplir, ouvrez une campagne de pré-inscription : chaque joueur (ou parent) dit quand il peut venir, à quel niveau il joue, et verse éventuellement un acompte. Vous voyez ensuite où se concentre la demande et vous composez des groupes homogènes, que chacun accepte ou refuse.
Deux modes de récolte existent, au choix par saison :
- Créneaux fixes : vous publiez des créneaux (« mardi 20:00-21:00 ») ; le joueur coche ceux qui lui conviennent et les classe ;
- Plages libres : vous ouvrez de larges plages (« lundi 18h-22h ») ; le joueur y peint ses demi-heures disponibles, puis choisit les durées de cours qu’il accepte (1 h, 1 h 30, 2 h).
Pour un stage de vacances, aucune disponibilité n’est demandée : la semaine est une de vos questions. Voir Organiser un stage.
Préparer la campagne
Section intitulée « Préparer la campagne »-
Ouvrez la saison
Cours & stages › Cycles liste vos saisons, avec leurs dates, leurs créneaux et leurs catégories. Cliquez sur Nouveau cycle (1) : un nom (« Cycle 26/27 »), des dates, et le mode de récolte. Chaque cycle mène directement à ses Créneaux, sa Demande et son Atelier.
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Publiez les créneaux (ou les plages)
Cours & stages › Pré-inscriptions, onglet Créneaux : choisissez le cycle en haut, puis Publier un créneau (créneaux fixes) ou Ouvrir une plage (plages libres) — ou glissez directement dans la grille sur les heures que vous acceptez de donner. La pastille indique l’état de la campagne : Brouillon, Campagne ouverte ou Campagne fermée. Seule une campagne ouverte accepte des demandes.
Les joueurs déposent alors leur demande depuis la fiche de l’activité sur la page de votre club (Se pré-inscrire). Une demande prise au téléphone s’encode avec Encoder un vœu.
Lire la demande
Section intitulée « Lire la demande »Onglet Demande : choisissez une activité dans la colonne de gauche (chaque carte dit combien de demandes elle a reçues et quelle part est déjà placée). En haut, Où se concentre la demande montre les créneaux les plus demandés ; en dessous, Les vœux listent chaque demande.
La barre Grouper par (1) range les demandes en tas — par activité, niveau, langue, sexe, ou par la réponse à une de vos questions marquées « Filtre dans l’atelier ». Chaque tas dit combien de personnes il pèse.
Cliquez sur une demande : sa fiche montre les créneaux choisis dans l’ordre du joueur, ce qu’il a déclaré (niveau, langues, séances par semaine) et l’état de son acompte. Modifier la demande corrige une erreur ; Voir la proposition mène au groupe proposé.
En plages libres, la carte de la demande se lit jour par jour et demi-heure par demi-heure, et chaque demande indique combien d’heures le joueur a peintes.
Composer les groupes dans l’atelier
Section intitulée « Composer les groupes dans l’atelier »Onglet Composer (l’Atelier de constitution) : choisissez le cycle, la Durée du cours, et triez les créneaux par Demande ou par Heure.
- Chaque créneau dit combien de joueurs peuvent venir, combien de terrains et de profs sont disponibles. Groupe vide y crée un groupe brouillon.
- À droite, les joueurs à placer, que vous pouvez grouper par activité, niveau, langue ou sexe. Glissez un joueur (ou tout un tas) sur un groupe.
- Un joueur placé en dehors de ses disponibilités est signalé, jamais refusé.
- Quand les groupes vous conviennent, Envoyer toutes les propositions. Chaque joueur reçoit un e-mail « Un groupe vous est proposé » et accepte ou refuse depuis son espace. Les joueurs restés sans groupe restent en demande : rien n’est envoyé à leur sujet.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Le mode de récolte d’un cycle se fige au premier vœu : choisissez-le avant d’ouvrir la campagne.
- L’acompte est payé au dépôt et déduit du prix quand le joueur accepte. S’il refuse une proposition conforme à ce qu’il a déclaré, l’acompte reste acquis au club ; sinon, il lui est remboursé.
- Un groupe déjà proposé ne se réarrange plus dans l’atelier.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Un joueur ne peut pas déposer sa demande. Pourquoi ?
Section intitulée « Un joueur ne peut pas déposer sa demande. Pourquoi ? »Vérifiez que la campagne du cycle est ouverte et que l’activité a Prendre des pré-inscriptions activé. Une question obligatoire laissée vide bloque aussi la demande.
Peut-on encoder une demande pour un joueur ?
Section intitulée « Peut-on encoder une demande pour un joueur ? »Oui : Encoder un vœu, en haut de l’écran des pré-inscriptions. Le club peut encoder même si la campagne est fermée, après confirmation.
Un joueur veut changer de disponibilités après avoir déposé sa demande.
Section intitulée « Un joueur veut changer de disponibilités après avoir déposé sa demande. »Ouvrez sa demande et cliquez sur Modifier la demande. Si un groupe lui est déjà proposé, SportFinder revérifie que la proposition reste conforme à la nouvelle déclaration.