Gérer les abonnements
Vendre un abonnement à un membre, suivre vos abonnés et paramétrer vos types d'abonnement : variantes, dates, affichage sur la fiche club.
Mis à jour le — Le guide suit le back-office actuel : « Nouvel abonné » en trois écrans, une fiche par type d'abonnement avec ses cinq onglets, et le choix d'afficher ou non une formule sur votre fiche club.
Un abonnement fidélise vos membres et stabilise vos revenus. Dans SportFinder, il se gère à deux niveaux qu’il vaut mieux ne pas confondre :
- le type d’abonnement : la formule que vous proposez (« Abonnement padel », 700 € pour l’année, valable du 1er janvier au 31 décembre). Il se paramètre une fois ;
- l’abonnement d’un membre : la vente de cette formule à une personne précise, avec ses dates, ses bénéficiaires et son paiement. Il s’encode à chaque nouvel abonné.
Ce guide couvre les deux. Les avantages liés à l’abonnement (réservations gratuites, limites par semaine) se règlent dans les quotas.
Ajouter un abonné
Section intitulée « Ajouter un abonné »-
Ouvrez Services › Abonnement. La page liste vos types d’abonnement, un par carte. Si votre club n’en a encore aucun, elle présente le module et propose le bouton Créer un nouvel abonnement (voir plus bas).
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Cliquez sur le type d’abonnement à vendre.
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Cliquez sur Nouvel abonné, en haut à droite de la fiche du type d’abonnement. Depuis la fiche d’un contact, le bouton Ajouter un abonnement de l’onglet Abonnements & cartes mène au même formulaire, client déjà choisi.
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Sélectionnez l’abonnement à vendre. Chaque carte indique son nombre de variantes (ses différents tarifs).
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Choisissez le propriétaire et les bénéficiaires. Tapez quelques lettres du nom dans Propriétaire : SportFinder cherche parmi vos contacts. Les Bénéficiaires sont les personnes qui profitent des avantages de l’abonnement (le propriétaire lui-même, ou toute une famille).
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Choisissez le tarif et les dates. Dans Tarif, cliquez sur la variante vendue : son prix, ses dates et son nombre maximal de personnes s’affichent sur le bouton. Pour un cas particulier (prix négocié, famille plus nombreuse), choisissez Configuration manuelle et remplissez Prix et Nombre de bénéficiaires. Date de début et Date de fin reprennent la période du type d’abonnement ; vous pouvez les ajuster.
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Enregistrez. Laissez Envoyer un email activé pour que le membre reçoive la confirmation, puis cliquez sur Sauvegarder. Vous arrivez sur la fiche du membre.
Suivre vos ventes et vos abonnés
Section intitulée « Suivre vos ventes et vos abonnés »La fiche d’un type d’abonnement compte cinq onglets :
- Information : les chiffres clés (abonnés actifs, abonnements vendus pour la période en cours, expirés, impayés), les réglages généraux, la période de validité en cours et les variantes ;
- Achats : chaque vente de la formule, avec son montant et son statut ;
- Abonnés : les contacts qui détiennent la formule, avec les mêmes filtres que la liste des contacts ;
- Textes : les messages affichés au joueur à chaque étape de l’achat en ligne (page de paiement, page de confirmation, conditions à accepter, description, e-mail de confirmation), une version par langue ;
- Configuration : l’affichage public et le contenu personnalisé de l’e-mail de confirmation.
Pour cibler vos abonnés à une date précise (les abonnés de la saison passée qui ne se sont pas réabonnés, par exemple), utilisez le filtre de la liste des contacts : Retrouver vos abonnés.
Gérer l’abonnement d’un membre
Section intitulée « Gérer l’abonnement d’un membre »L’abonnement d’une personne se gère depuis sa fiche contact : ouvrez-la (depuis l’onglet Abonnés, ou Quotidien › Contacts), puis l’onglet Abonnements & cartes. Chaque abonnement y a sa carte, avec son statut et son statut de paiement.
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Ouvrez le menu ⋮ (Plus d’actions) de la carte de l’abonnement. La carte rappelle son statut (confirmé), son statut de paiement (payé), le montant, les dates, et ses bénéficiaires, que vous pouvez compléter avec Ajoutez un bénéficiaire.
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Choisissez l’action :
- Voir l’achat : le détail de la vente et de ses paiements ;
- Modifier : changer les bénéficiaires, le tarif ou les dates de validité ;
- Ajouter un paiement : enregistrer ce que le membre a réellement payé au comptoir (espèces, Bancontact, virement) ; selon la situation, le menu propose aussi Marquer comme payé ou Marquer comme non payé ;
- Rembourser ou Supprimer : annuler l’abonnement, avec ou sans remboursement ;
- Réactiver : remettre en service un abonnement supprimé.
Modifier un type d’abonnement
Section intitulée « Modifier un type d’abonnement »Ces réglages s’appliquent à la formule, donc aux prochaines ventes. Ils sont réservés aux comptes Propriétaire et Administrateur.
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Ouvrez la fiche du type d’abonnement et cliquez sur Modifier. La flèche à côté ouvre les autres actions : Afficher sur la fiche club (ou Masquer sur la fiche club), Désactiver (ou Réactiver) et Supprimer.
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Réglez la formule. Le formulaire Modifier un abonnement regroupe :
- Général : le Nom interne et le Statut ;
- Sport : le ou les sports concernés ;
- Période de validité en cours : Valide à partir de et Valide jusque. Cochez Période stricte ? si la période ne doit pas se renouveler d’année en année ;
- Traitement externe : Suivre le traitement des ventes ? ajoute une colonne de suivi et des boutons « traité / erreur / annulé » dans la liste des ventes, utile si chaque inscription doit aussi être encodée à la main ailleurs (une fédération, par exemple).
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Réglez les variantes. Une variante est un tarif de la formule (plein tarif, étudiant, famille…). Pour chacune : Nom interne, Prix, De et Jusqu’au, Nombre de bénéficiaires par défaut, Durée de validité (des dates fixes, ou 1, 3, 6 mois ou 1 an à compter de la vente), Actif et Réservation en ligne. Ajoutez-en une avec Ajouter une variante, puis cliquez sur Sauvegarder.
Pour créer un nouveau type d’abonnement, cliquez sur Créer un nouvel abonnement sur la page Services › Abonnement : le formulaire est le même.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »-
Afficher ou masquer sur la fiche club. Un type d’abonnement affiché apparaît dans la section « Abonnements & cartes » de la page publique de votre club. Masquez-le pour une formule que vous ne vendez qu’au comptoir. Le bloc Général de l’onglet Information indique l’état actuel (Fiche club : Visible ou Masqué). Si l’affichage dépend de conditions (réglées dans l’onglet Configuration), le raccourci du menu n’est plus proposé : modifiez Affichage public dans cet onglet.
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Vendre en ligne. Sur la page publique d’une formule, seules les variantes actives sont présentées, et seules celles où Réservation en ligne est activée proposent au joueur « Choisir cette formule » ; les autres l’invitent à contacter le club.
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Désactiver ou supprimer. Désactiver retire la formule de la vente et de la fiche publique ; Réactiver la remet. Supprimer l’archive : elle disparaît de la liste, mais ses données et son historique sont conservés, et Restaurer la fait revenir. Un type d’abonnement qui compte encore des abonnés actifs ne peut pas être supprimé : désactivez-le, ou attendez la fin des abonnements en cours.
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Les avantages ne se règlent pas ici. Ce qu’un abonnement donne droit (réservations gratuites, limites par semaine ou par jour, heures creuses) se définit dans les quotas et les tarifs de la location de terrain.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Je ne vois pas le bouton « Créer un nouvel abonnement »
Section intitulée « Je ne vois pas le bouton « Créer un nouvel abonnement » »Il est réservé aux comptes Propriétaire et Administrateur. Demandez à l’un d’eux de créer la formule, ou de vous donner ce droit (voir Équipe & permissions).
Un membre et son conjoint partagent un abonnement : comment l’encoder ?
Section intitulée « Un membre et son conjoint partagent un abonnement : comment l’encoder ? »Choisissez l’un des deux comme Propriétaire et ajoutez les deux dans Bénéficiaires. La variante choisie doit accepter deux personnes ; sinon, passez par Configuration manuelle et indiquez Nombre de bénéficiaires : 2. Chaque bénéficiaire garde ses propres quotas.
Un joueur ne voit pas l’abonnement sur la page du club
Section intitulée « Un joueur ne voit pas l’abonnement sur la page du club »Vérifiez trois choses : la formule est Active, elle est visible sur la fiche club, et au moins une variante est Active. Pour qu’il puisse l’acheter lui-même, cette variante doit aussi avoir Réservation en ligne activée.
Comment savoir qui n’a pas encore payé son abonnement ?
Section intitulée « Comment savoir qui n’a pas encore payé son abonnement ? »Le chiffre Nombre d’abonnements impayés de l’onglet Information donne le total. L’onglet Achats liste chaque vente avec son statut de paiement.
Je veux arrêter de vendre une formule sans perdre son historique
Section intitulée « Je veux arrêter de vendre une formule sans perdre son historique »Utilisez Désactiver : la formule sort de la vente et de la fiche publique, les abonnements en cours restent valables. Supprimez-la plus tard, quand plus aucun abonné n’est actif.