Inviter son équipe

Chaque personne qui travaille dans le back-office doit avoir son propre compte : l’accueil, les profs, le comptable, le responsable des tournois. Vous les invitez par e-mail et vous choisissez, pour chacun, une ou plusieurs fonctions qui décident de ce qu’il peut voir et faire. Partager un même identifiant entre plusieurs personnes est interdit par les conditions d’utilisation, et vous priverait de savoir qui a fait quoi.

Avant de commencer

• Pour inviter, modifier les droits ou retirer un membre : un compte de type Propriétaire ou Administrateur.
• Un Gestionnaire peut consulter la liste de l’équipe, sans la modifier.
• La personne invitée a besoin d’une adresse e-mail ; elle créera son compte SportFinder (gratuit) si elle n’en a pas encore.

Inviter une personne

1. Ouvrez Paramètres › Équipe › Utilisateurs et rôles. La page Utilisateurs liste chaque membre de l’équipe avec ses fonctions. Cliquez sur Inviter un utilisateur (1).

   

2. Remplissez l’invitation.

   • Email (1) : l’adresse de la personne. C’est là qu’elle recevra le lien.
   • Expiration date : la date au-delà de laquelle le lien ne fonctionnera plus. Elle est fixée à 30 jours par défaut.
   • Token : le code d’invitation, généré automatiquement et inclus dans le lien. Laissez-le tel quel.
   • Fonctions (2) : cliquez sur une ou plusieurs fonctions, par exemple Gestionnaire des réservations pour l’accueil, Professeur pour un prof, Comptabilité pour votre comptable.

   

3. Ajoutez au besoin un rôle personnalisé, puis cliquez sur Envoyer (3).

   

4. L’invitation part. Un message confirme l’envoi à l’adresse indiquée et rappelle le code d’invitation.

   

Ce que fait la personne invitée

1. Elle reçoit un e-mail « … vous invite à rejoindre l’espace d’administration de votre club » avec un bouton Rejoindre.
2. Elle se connecte à son compte SportFinder, ou le crée si elle n’en a pas.
3. Le code d’invitation est déjà rempli : elle clique sur Confirmer et arrive dans le back-office de votre club, avec les droits de ses fonctions.

Suivre et annuler une invitation

Tant qu’elle n’a pas été utilisée, l’invitation apparaît en bas de la page Utilisateurs, sous Invitations en attente : l’adresse, qui l’a envoyée, les fonctions prévues et son statut, En attente ou Expirée. Révoquer annule le lien : il cesse de fonctionner.

Les fonctions disponibles

Fonction	Pour qui	En bref
Propriétaire	le ou les gérants	tout, y compris l’équipe, les paramètres, la facturation et Stripe
Administrateur	un associé, un directeur	exactement comme le Propriétaire, sauf qu’il ne peut pas nommer un Propriétaire
Gestionnaire	le responsable d’exploitation	tout le quotidien du club (réservations, paiements, remboursements, portefeuilles, tournois, cours, TV, communications) ; pas les statistiques, pas la modification des paramètres, pas l’équipe ni la facturation
Gestionnaire des réservations	l’accueil	le calendrier, les encaissements, les contacts, les communications et les statistiques ; pas les remboursements ni les portefeuilles, pas les paramètres
Professeur	les coachs	voir et créer des réservations, les contacts, son planning de cours et de stages ; pas de modification ni de suppression de réservations, pas d’encaissement
Gestionnaire des tournois	le responsable des tournois	créer et gérer les tournois, les contacts ; pas le calendrier des réservations
Facturation	la personne qui reçoit les factures	les factures SportFinder et les virements, la consultation des paiements et des contacts
Comptabilité	le comptable, la trésorerie	les paiements (encaisser, rembourser), les portefeuilles, les factures et virements, les statistiques ; pas le calendrier
Contrôle d’accès	le prestataire des portes et badges	le contrôle d’accès uniquement
Spectateur	un stagiaire, un observateur	la consultation des réservations, sans rien pouvoir modifier
Gestionnaire de contenu	la communication	la page publique, les communications, les écrans TV
Gestionnaire des écrans TV	la personne qui pilote les écrans du club	les écrans TV et leurs diaporamas, rien d’autre

Les quatre fonctions Notification email pour les factures, … pour les réservations, … pour les affiliations (fédérations) et … pour les vérifications d’identité (KYC) ne donnent aucun accès : elles désignent qui reçoit ces e-mails. Pensez à cocher Notification email pour les factures pour la personne qui doit recevoir les factures de vos virements.

Le détail, permission par permission, est dans Qui peut faire quoi. Pour un profil sur mesure, créez un rôle personnalisé.

Modifier ou retirer un membre

Sur la page Utilisateurs, chaque membre a trois boutons :

• Consulter les permissions : ce que ses fonctions lui permettent ;
• Modifier les permissions : changer ses fonctions et ses rôles personnalisés ;
• Retirer : lui retirer l’accès au back-office de votre club (son compte SportFinder, lui, reste le sien).

Le bouton Historique, en haut de la page, retrace les actions de l’équipe (Propriétaire et Administrateur).

Attention

L’e-mail d’invitation est rédigé en français, quelle que soit la langue de la personne invitée. Prévenez-la si elle ne lit pas le français.

Questions fréquentes

La personne n’a pas reçu l’e-mail.

Vérifiez l’adresse dans Invitations en attente et demandez-lui de regarder ses courriers indésirables. Si l’adresse était fausse, révoquez l’invitation et envoyez-en une nouvelle.

Le lien affiche « Le code est expiré ».

La date d’expiration est dépassée. Envoyez une nouvelle invitation.

Une personne a besoin de plusieurs fonctions.

Cliquez sur plusieurs fonctions dans le formulaire : leurs droits s’additionnent.

Un ancien employé a encore accès.

Cliquez sur Retirer à côté de son nom. Faites-le le jour de son départ.

Voir aussi

• Qui peut faire quoi
• Rôles personnalisés
• Se repérer dans le back-office