Fonctions du staff : qui peut quoi
Choisir la bonne Fonction pour chaque membre de votre équipe : ce que chacune permet, ce qu'elle ne permet pas, et les Fonctions de notification.
Publié le — Le tableau complet de ce que permet chaque Fonction, pour donner à chacun exactement les droits dont il a besoin.
Une Fonction est un ensemble de droits prêt à l’emploi, pensé pour un métier du club : l’accueil, la comptabilité, le professeur, le responsable des tournois… Vous en cochez une ou plusieurs pour chaque membre de l’équipe. Cet article dit précisément ce que chacune permet, pour que personne n’ait trop de droits, ni trop peu.
Attribuer une Fonction
Section intitulée « Attribuer une Fonction »-
Ouvrez la fiche du membre
Allez dans Paramètres › Équipe › Utilisateurs et rôles et cliquez sur Modifier les permissions sur la carte du membre (pour une nouvelle personne : Inviter un utilisateur).
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Cochez ses Fonctions
Dans le bloc Fonctions, cliquez sur une ou plusieurs Fonctions : elles passent en orange. Cliquez sur Sauvegarder.
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Vérifiez le résultat
Sur la carte du membre, Consulter les permissions affiche ses Fonctions (1) et, pour chaque permission, ce que permet sa situation, comparé à chaque Fonction (2).
Les Fonctions en un coup d’œil
Section intitulée « Les Fonctions en un coup d’œil »| Fonction | Pour qui | En bref |
|---|---|---|
| Propriétaire | le ou les gérants | tout, y compris l’équipe, les paramètres, la facturation et Stripe |
| Administrateur | un associé, un directeur | exactement comme le Propriétaire, sauf qu’il ne peut pas nommer un Propriétaire |
| Gestionnaire | le responsable d’exploitation | tout le quotidien du club (réservations, paiements, remboursements, portefeuilles, tournois, cours, TV, communications) ; pas les statistiques, pas la modification des paramètres, pas l’équipe ni la facturation |
| Gestionnaire des réservations | l’accueil | le calendrier, les encaissements, les contacts, les communications et les statistiques ; pas les remboursements ni les portefeuilles, pas les paramètres |
| Professeur | les coachs | voir et créer des réservations, les contacts, son planning de cours et de stages ; pas de modification ni de suppression de réservations, pas d’encaissement |
| Gestionnaire des tournois | le responsable des tournois | créer et gérer les tournois, les contacts ; pas le calendrier des réservations |
| Facturation | la personne qui reçoit les factures | les factures SportFinder et les virements, la consultation des paiements et des contacts |
| Comptabilité | le comptable, la trésorerie | les paiements (encaisser, rembourser), les portefeuilles, les factures et virements, les statistiques ; pas le calendrier |
| Contrôle d’accès | le prestataire des portes et badges | le contrôle d’accès uniquement |
| Spectateur | un stagiaire, un observateur | la consultation des réservations, sans rien pouvoir modifier |
| Gestionnaire de contenu | la communication | la page publique, les communications, les écrans TV |
| Gestionnaire des écrans TV | la personne qui pilote les écrans du club | les écrans TV et leurs diaporamas, rien d’autre |
Qui peut quoi : le tableau complet
Section intitulée « Qui peut quoi : le tableau complet »Oui : peut consulter et modifier · Voir : consultation seule · — : pas d’accès. « Propriétaire » vaut aussi pour Administrateur.
| Propriétaire | Gestionnaire | Gest. des réservations | Professeur | Comptabilité | Facturation | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Calendrier et réservations | Oui | Oui | Oui | Voir + créer | — | — |
| Encaisser, annuler un paiement | Oui | Oui | Oui | Voir | Oui | Voir |
| Rembourser | Oui | Oui | — | — | Oui | — |
| Créditer ou débiter un portefeuille | Oui | Oui | — | — | Oui | — |
| Contacts | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Voir |
| Informations vérifiées des joueurs | Oui | Oui | Oui | Voir | — | — |
| Statistiques | Oui | — | Oui | — | Oui | — |
| Tournois | Oui | Oui | Voir | Voir | Voir | Voir |
| Cours & stages | Oui | Oui | Voir | Voir | Voir | — |
| Communications (e-mails, campagnes) | Oui | Oui | Oui | — | — | — |
| Page publique et contenus | Oui | Oui | Voir | Voir | — | — |
| Écrans TV | Oui | Oui | Voir | Voir | — | — |
| Contrôle d’accès | Voir | Voir | Voir | Voir | — | — |
| Paramètres du club | Oui | Voir | — | — | — | — |
| Équipe et rôles | Oui | Voir | — | — | — | — |
| Factures SportFinder et virements | Oui | — | — | — | Oui | Oui |
| Configurer Stripe | Oui | — | — | — | — | — |
| Gest. des tournois | Contrôle d’accès | Spectateur | Gest. de contenu | Gest. des écrans TV | |
|---|---|---|---|---|---|
| Calendrier et réservations | — | — | Voir | — | — |
| Encaisser, annuler un paiement | Voir | — | — | — | — |
| Rembourser, portefeuilles | — | — | — | — | — |
| Contacts | Oui | — | — | — | — |
| Informations vérifiées des joueurs | — | — | Voir | — | — |
| Statistiques | — | — | — | — | — |
| Tournois | Oui | Voir | Voir | Voir | Voir |
| Cours & stages | — | — | — | — | — |
| Communications (e-mails, campagnes) | — | — | — | Oui* | — |
| Page publique et contenus | Voir | — | — | Oui | — |
| Écrans TV | Voir | — | — | Oui | Oui |
| Contrôle d’accès | Voir | Oui | Voir | Oui | — |
| Paramètres, équipe, facturation, Stripe | — | — | — | — | — |
* Le Gestionnaire de contenu gère les campagnes, mais l’écriture d’un nouvel e-mail à un contact demande aussi le droit de gérer les réservations : elle lui reste fermée.
Les nuances à connaître
Section intitulée « Les nuances à connaître »- Cours & stages : le Professeur voit son planning, ses cours et ses présences, et peut pointer les présences, mais pas les montants ni les inscriptions nominatives. Le Gestionnaire des réservations et la Comptabilité consultent sans modifier. Voir la rubrique Cours & stages.
- Rembourser une inscription à un cours ou un stage demande en plus le droit de rembourser.
- Page publique et contenus : le Gestionnaire de contenu gère la page publique, les actualités et l’identité visuelle, mais pas le Contenu personnalisé de la location de terrain (réservé au Propriétaire, à l’Administrateur et au Gestionnaire).
- Paramètres : le Gestionnaire consulte la plupart des paramètres sans les modifier ; l’onglet Général de la location de terrain est réservé au Propriétaire et à l’Administrateur.
- Paramètres de facturation et de virement : même si la Comptabilité et la Facturation voient les factures et les virements, seuls le Propriétaire et l’Administrateur peuvent modifier le numéro de TVA ou l’IBAN.
- Contrôle d’accès : les systèmes (serrures, codes, éclairage) sont installés et reliés avec l’équipe SportFinder. Les droits de modification de leurs réglages dépendent du système : pour changer un réglage de votre installation, passez par un compte de Fonction Contrôle d’accès ou écrivez-nous. Voir Contrôle d’accès.
- Tournois : toutes les Fonctions peuvent consulter les tournois ; seuls le Propriétaire, l’Administrateur, le Gestionnaire et le Gestionnaire des tournois peuvent les créer, les publier ou les annuler.
Les Fonctions de notification
Section intitulée « Les Fonctions de notification »En bas du bloc Fonctions, quatre cases ne donnent aucun accès : elles décident qui reçoit certains e-mails. Ajoutez-les à la Fonction d’une personne, ou utilisez-les pour une boîte partagée du club.
| Fonction | Ce que la personne reçoit |
|---|---|
| Notification email pour les factures | les factures de SportFinder et les documents de chaque virement (facture, relevé) |
| Notification email pour les réservations | un e-mail à chaque réservation ou abonnement pris en ligne par un joueur, et à chaque annulation |
| Notification email pour les affiliations (fédérations) | les messages liés aux affiliations et licences de fédération (à défaut, ils vont aux destinataires des notifications de réservations) |
| Notification email pour les vérifications d’identité (KYC) | les e-mails liés aux vérifications d’identité des joueurs |
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Les droits s’additionnent. Un membre qui a deux Fonctions peut faire tout ce que l’une ou l’autre permet. Exemple courant : Gestionnaire + Comptabilité pour un responsable qui doit aussi voir les statistiques.
- Le menu n’est pas filtré. Un membre voit toutes les entrées du menu ; sur une page que ses Fonctions n’ouvrent pas, il reçoit un message lui indiquant qu’il n’est pas autorisé. Vérifiez alors ses droits avec Consulter les permissions.
- Aucune Fonction ne convient ? Composez un rôle personnalisé, permission par permission.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Mon gestionnaire n’a pas accès aux statistiques. Est-ce un bug ?
Section intitulée « Mon gestionnaire n’a pas accès aux statistiques. Est-ce un bug ? »Non. La Fonction Gestionnaire n’inclut pas les statistiques (elles contiennent le chiffre d’affaires du club). Ajoutez-lui la Fonction Comptabilité ou Gestionnaire des réservations, ou un rôle personnalisé avec Consulter les statistiques.
L’accueil ne peut pas rembourser un joueur. Pourquoi ?
Section intitulée « L’accueil ne peut pas rembourser un joueur. Pourquoi ? »Le Gestionnaire des réservations encaisse mais ne rembourse pas. Les remboursements sont réservés au Propriétaire, à l’Administrateur, au Gestionnaire et à la Comptabilité. Vous pouvez aussi créer un rôle personnalisé avec Capacité de remboursement, limitée si vous le souhaitez aux réservations à venir.
Mon responsable des tournois ne voit pas le calendrier.
Section intitulée « Mon responsable des tournois ne voit pas le calendrier. »C’est normal : le Gestionnaire des tournois gère les tournois et leurs inscrits, pas les réservations. Si le calendrier lui est utile, ajoutez-lui la Fonction Spectateur (lecture seule) ou Gestionnaire des réservations.
Quelle différence entre Propriétaire et Administrateur ?
Section intitulée « Quelle différence entre Propriétaire et Administrateur ? »Aucune dans le back-office, à une exception près : seul un Propriétaire peut donner la Fonction Propriétaire à quelqu’un d’autre.
Qui reçoit l’e-mail quand un joueur réserve en ligne ?
Section intitulée « Qui reçoit l’e-mail quand un joueur réserve en ligne ? »Les membres qui ont la Fonction Notification email pour les réservations. Les réservations encodées par votre équipe dans le back-office n’envoient pas cet e-mail.