Planifier les séances, les profs et les fermetures
Suivre l’urgent dans le tableau de bord, confirmer les séances et bloquer leurs terrains, affecter les profs, lire leur relevé, annuler une séance et déclarer les congés.
Publié le — Chaque séance dit ce qui lui manque — terrain, prof, effectif — et le tableau de bord montre l’urgent des deux prochaines semaines.
Une séance tient sur trois pieds : un terrain, un prof et assez d’inscrits. Tant qu’elle est « planifiée », son terrain ne bloque rien et reste en location. Une fois « confirmée », elle bloque son terrain et les inscrits peuvent compter dessus. Cet article montre comment suivre et régler ces trois pieds.
Le tableau de bord : l’urgent
Section intitulée « Le tableau de bord : l’urgent »Cours & stages › Tableau de bord montre, sur les 7, 14 ou 30 prochains jours (1), ce qui demande une décision : les séances sous leur plancher (et celles qui occupent déjà un terrain), les inscriptions qui ferment bientôt, les séances annulées non remboursées, les terrains repris par un club hôte et les créneaux planifiés vendus entre-temps à un joueur. Chaque ligne mène, avec Consulter, là où ça se règle.
La planification
Section intitulée « La planification »Cours & stages › Planification liste tous vos groupes avec leur statut (En préparation, Partiellement confirmé, Confirmé), leurs séances confirmées, leurs terrains et leurs profs. Cherchez un groupe (1) ou filtrez sur un statut (2), puis cliquez sur une ligne pour ouvrir le groupe.
Confirmer les séances et bloquer les terrains
Section intitulée « Confirmer les séances et bloquer les terrains »Une séance se confirme toute seule dès que son minimum d’inscrits est atteint. Vous pouvez aussi la confirmer vous-même :
- une séance : sur la page du groupe, onglet Séances, Confirmer la séance au bout de sa ligne ;
- tout le groupe : onglet Résumé, Confirmer le groupe (ou menu ⋮). Chaque séance dont les trois pieds tiennent est confirmée ; les autres sont listées avec leur motif, et vous pouvez Confirmer quand même ;
- les terrains seulement : Bloquer les terrains, quand un bandeau signale des séances qui tiennent un terrain qui ne bloque encore rien.
L’onglet Terrains du groupe montre, séance par séance, chaque terrain planifié ou bloqué ; un clic sur une case permet d’agir (changer de terrain un soir, en ajouter un).
Le menu ⋮ d’une séance propose Consulter cette séance, Repasser en préparation (ses terrains ne bloquent plus) et Annuler la séance (1).
Annuler (et rétablir) une séance
Section intitulée « Annuler (et rétablir) une séance »-
Menu ⋮ de la séance › Annuler la séance.
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Indiquez un Motif si vous le voulez, et choisissez qui prévenir :
- Prévenir les inscrits par e-mail ;
- Prévenir le(s) prof(s) par e-mail — cochée par défaut, décochée si la séance a déjà commencé.
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Cliquez sur Annuler la séance. Les crédits consommés (cartes) sont recrédités, et la séance reste affichée « annulée ».
Une erreur ? Rétablir cette séance la remet en place avec ses inscrits, sans re-débiter un crédit rendu.
Les profs
Section intitulée « Les profs »Cours & stages › Profs liste vos profs et leurs heures. Ajouter un prof en crée un ; Ouvrir le calendrier académie montre leurs disponibilités.
Sur la page d’un groupe, l’onglet Profs montre qui couvre le cycle et l’état de chaque séance : confirmé, en attente (le prof n’a pas encore répondu) ou décliné. Vous pouvez répondre à la place du prof (un « oui » pris au téléphone).
La fiche d’un prof (1) résume ce qui arrive (cours, heures, disponibilités déclarées) et propose les onglets Informations, Séances, Groupes, Disponibilités, Statistiques et Relevé.
Disponibilités liste ses prochains créneaux, récurrents ou ponctuels. Quand vous affectez un prof, Confirmé d’office vaut réponse du club ; À confirmer lit ses disponibilités : dans un créneau auto-confirmé, la séance lui est acquise, sinon il reçoit une demande à valider ou décliner.
Relevé donne, pour une période (par défaut le mois précédent), les séances, les Heures données, les Heures de terrain et le Montant des terrains réservés chez un club hôte pour ses cours. Exporter télécharge ces lignes.
Les fermetures
Section intitulée « Les fermetures »Paramètres › Cours & stages › Fermetures liste vos congés scolaires, jours fériés et fermetures ponctuelles. Cliquez sur Nouvelle fermeture (1).
Renseignez un Libellé, les dates Du et Au (inclus), le Type (Congés scolaires, Jour férié, Fermeture ponctuelle) et ce qu’elle ferme : Les cours, La salle de sport, ou les deux. Cliquez sur Enregistrer.
Pour les cours, une fermeture avertit : aucune séance n’est supprimée ni déplacée. Le générateur de séances décoche ces dates, et le calendrier signale les séances existantes qui tombent dedans. Pour la salle de sport, elle verrouille la porte : tous les membres sont refusés ces jours-là.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Pourquoi une séance reste-t-elle « Planifiée » ?
Section intitulée « Pourquoi une séance reste-t-elle « Planifiée » ? »Il lui manque un de ses trois pieds : pas de terrain, pas de prof confirmé, ou pas assez d’inscrits. L’onglet Résumé du groupe liste le motif de chaque séance.
Le prof est-il prévenu quand son cours est annulé ?
Section intitulée « Le prof est-il prévenu quand son cours est annulé ? »Oui, si la case Prévenir le(s) prof(s) par e-mail est cochée (elle l’est par défaut pour une séance à venir). Il faut que le prof ait un compte avec une adresse e-mail.
Un joueur a réservé un terrain que mon cours devait utiliser. Que se passe-t-il ?
Section intitulée « Un joueur a réservé un terrain que mon cours devait utiliser. Que se passe-t-il ? »Tant que la séance est « planifiée », son terrain reste en location. Le tableau de bord le signale dans Créneaux planifiés vendus entre-temps : choisissez un autre terrain avant de confirmer. Bloquez les terrains tôt pour éviter ce cas.