Gérer les réservations récurrentes
Poser en une fois une série de réservations (tous les mardis à 19 h, par exemple), vérifier les dates une à une, puis ajouter ou supprimer des répétitions.
Mis à jour le — L'article suit le formulaire actuel : libellés exacts, étape de vérification des dates et suppression de répétitions sans mauvaise surprise.
Une équipe d’interclubs tous les mardis, une école de padel le mercredi après-midi, un abonné qui joue chaque semaine au même créneau : plutôt que d’encoder chaque réservation, créez une récurrence. SportFinder calcule toutes les dates, vous les vérifiez, puis la série apparaît dans le calendrier — chaque répétition reste une réservation à part entière, que vous pouvez modifier seule.
Créer une récurrence
Section intitulée « Créer une récurrence »-
Cliquez sur un créneau libre du calendrier
Dans Quotidien › Calendrier, cliquez sur la case du premier créneau de la série. Dans le panneau qui s’ouvre, dépliez la liste en haut (elle affiche « Réservation ») et choisissez Récurrence.
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Vérifiez ce qui a été repris du créneau
La page Ajouter — Réservation récurrente s’ouvre, déjà remplie avec l’heure, le terrain et le jour de la semaine du créneau cliqué. Vérifiez le Sport : il peut arriver vide.
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Complétez les réglages
- Détails : les Clients, les heures (De / Jusque), les Ressources (terrains), le Sport, une Note (elle s’affiche sur chaque répétition dans le calendrier) et une Couleur pour repérer la série d’un coup d’œil. Le client doit être dans vos contacts, ou créé avec l’icône Nouveau contact à droite du champ.
- Période de répétition : À partir de (première date), puis Jusque : soit une Date de fin (pratique pour une saison), soit Après N répétitions (500 au plus).
- Fréquence de répétition : l’Intervalle (en Années, Mois et Semaines ; 1 semaine par défaut) et le ou les Jour(s).
- Gestion des paiements : le Suivi du paiement (voir « Bon à savoir »), le Montant, Ne pas prendre en compte pour le quota (activé par défaut pour une récurrence) et Envoyer un email récapitulatif au client.
Cliquez ensuite sur Suivant.
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Vérifiez les répétitions une à une
Un tableau Répétitions liste chaque date avec une case à cocher et son prix, modifiable ligne par ligne. Les dates dont le créneau n’est pas disponible (terrain déjà pris, fermeture) arrivent décochées : elles ne seront pas créées. Décochez aussi les dates qui tombent un jour d’événement interne.
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Enregistrez
Cliquez sur Sauvegarder. Le calendrier s’ouvre sur la première répétition. Si vous changez un réglage avant d’enregistrer, relancez le calcul avec le bouton à flèche circulaire (son libellé s’affiche encore mal, « Voc.recalculate »).
Retrouver et modifier une récurrence
Section intitulée « Retrouver et modifier une récurrence »Quand une réservation appartient à une récurrence, son panneau affiche un bloc Récurrence : le statut et le paiement de la série, un résumé (« Tous les 1 semaine(s) les jeudi entre … et … ») et les boutons Afficher la récurrence, Supprimer des répétitions et Ajouter des répétitions. Le bouton Modifier devient une liste : Modifier la réservation (cette date seulement) ou Modifier les répétitions (toute la série).
Toutes vos séries sont aussi listées dans Suivi › Listes › Récurrences (page Réservations récurrentes) : recherche, filtres, montant, fréquence, période et nombre de réservations de chaque série. Le bouton Réservation récurrente en crée une nouvelle.
Supprimer des répétitions
Section intitulée « Supprimer des répétitions »-
Ouvrez une réservation de la série
Dans le panneau, dépliez Supprimer et choisissez Supprimer des répétitions (le même bouton existe dans le bloc Récurrence). Supprimer la réservation, dans la même liste, ne supprime que la date ouverte.
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Choisissez les répétitions à supprimer
La page liste les répétitions à partir de la prochaine à venir.
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Confirmez
Activez Envoyer un email si le client doit recevoir un récapitulatif, puis cliquez sur le bouton rouge Supprimer des répétitions.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Suivi du paiement : « calculer le prix automatiquement » applique votre grille de tarifs à chaque date ; Par réservation applique le Montant saisi à chaque répétition ; Global répartit le Montant saisi à parts égales entre toutes les répétitions. Dans tous les cas, le prix de chaque date reste modifiable dans le tableau Répétitions.
- Les répétitions supprimées passent au statut Annulé : elles restent visibles dans l’historique. Les répétitions déjà passées ou déjà annulées sont ignorées.
- Supprimer des répétitions ne rembourse rien automatiquement. Si le client avait payé la série, remboursez-le depuis les paiements de la réservation.
- Les répétitions d’une récurrence ne sont jamais annulées automatiquement, même incomplètes.
- La couleur d’une récurrence s’applique à toutes ses répétitions, sauf à celles qui ont reçu leur propre couleur.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Une date de la série n’a pas été créée. Pourquoi ?
Section intitulée « Une date de la série n’a pas été créée. Pourquoi ? »Au moment du calcul, son créneau n’était pas disponible (terrain déjà réservé, fermeture) : elle est arrivée décochée dans le tableau des répétitions. Ajoutez-la plus tard avec Ajouter des répétitions, ou encodez une réservation simple à un autre créneau.
Comment prolonger une récurrence pour la saison suivante ?
Section intitulée « Comment prolonger une récurrence pour la saison suivante ? »Ouvrez une réservation de la série et cliquez sur Ajouter des répétitions dans le bloc Récurrence.
Je veux changer l’heure de toute la série.
Section intitulée « Je veux changer l’heure de toute la série. »Dans le panneau d’une répétition, dépliez Modifier et choisissez Modifier les répétitions. Pour une seule date, choisissez Modifier la réservation.
Le client a annulé une séance. Comment la retirer sans toucher au reste ?
Section intitulée « Le client a annulé une séance. Comment la retirer sans toucher au reste ? »Ouvrez la réservation de ce jour-là et choisissez Supprimer › Supprimer la réservation. Si vous passez par Supprimer des répétitions, pensez à décocher toutes les autres dates.