Le panneau de réservation
Tout ce que vous pouvez lire et faire depuis le panneau qui s'ouvre quand vous cliquez sur une réservation : actions, statuts, clients, paiements, documents.
Publié le — Un tour complet du panneau de réservation : chaque bouton, chaque statut et ce qu'il veut dire, pour répondre à un client sans quitter le calendrier.
Cliquez sur n’importe quelle réservation du calendrier : un panneau s’ouvre à droite, sans quitter la grille. C’est là que l’accueil répond à presque toutes les questions — « est-ce que c’est payé ? », « qui joue ? », « jusqu’à quand le terrain est-il gardé ? » — et agit : encaisser, modifier, remplacer un joueur, renvoyer une confirmation.
Le titre du panneau donne le numéro de la réservation (« Réservation #… »). À côté, une pastille de couleur permet de changer la couleur de la carte dans le calendrier. La croix, ou la touche Échap, ferme le panneau.
Les actions
Section intitulée « Les actions »| Bouton | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Modifier | Ouvre le formulaire de la réservation (date, heures, terrain, clients, prix, note…). Voir Déplacer ou modifier une réservation. |
| Convertir en match | Ouvre la réservation à d’autres joueurs : visibilité, niveau, échéance d’annulation automatique. Voir Convertir une réservation en match. |
| Requalifier | Change le type de la réservation (Match, Cours privé, Entretien…). Voir Requalifier une réservation. |
| Ajouter un paiement | Enregistre un paiement reçu à l’accueil. Voir Suivre les paiements d’une réservation. |
| Historique | Montre qui a fait quoi sur la réservation, et quand. Voir L’historique d’une réservation. |
| Supprimer | Annule la réservation. Une page de confirmation propose aussi de Rembourser la réservation (paiements en ligne seulement, case grisée si votre compte ne peut pas rembourser) et d’envoyer un e-mail au client. |
| Envoyer une notification | Renvoie un message aux joueurs (voir ci-dessous). |
| Regénérer | Crée un nouveau code d’accès au terrain. N’apparaît que si votre club utilise le contrôle d’accès. |
Pour une réservation qui fait partie d’une récurrence, Modifier et Supprimer deviennent des listes : la date ouverte seulement, ou toute la série. Voir Gérer les réservations récurrentes.
Envoyer une notification
Section intitulée « Envoyer une notification »- Envoyer les emails de confirmation : renvoie la confirmation de réservation aux joueurs ;
- Envoyer un email personnalisé : ouvre un e-mail que vous rédigez, adressé aux joueurs ;
- Envoyer un SMS à tous : envoie par SMS la confirmation de réservation aux clients de la réservation, après une page de confirmation. Ce SMS ne part qu’une fois par réservation.
Le statut et le résumé
Section intitulée « Le statut et le résumé »Le bloc Statut donne quatre informations distinctes :
| Ligne | Valeurs possibles | Ce qu’elle dit |
|---|---|---|
| Statut | Confirmé, En attente de joueurs, En attente de paiement, En attente de finalisation, Annulé… | Où en est la réservation. « En attente de finalisation » : le joueur a commencé à réserver en ligne sans terminer. |
| Occupation | Alloué, Temporairement alloué, Libre, Déjà alloué | Si le terrain est bloqué pour elle. « Temporairement alloué » : gardé jusqu’à l’échéance d’annulation automatique. « Libre » : la réservation existe mais ne bloque pas le terrain. |
| Paiement | Impayé, Partiellement payé, Payé, Remboursé | Où en est l’argent, tous joueurs confondus. |
| Remboursement | vide, À rembourser, Remboursé | Si un remboursement est en attente ou fait. |
Une ligne suivie d’une petite flèche est cliquable : elle propose les changements possibles depuis l’état actuel, par exemple Libérer ou Allouer le terrain sur la ligne Occupation, Marquer comme non payé ou Rembourser sur la ligne Paiement. Survolez l’icône ⓘ à côté d’Occupation pour une explication.
Pour une réservation en attente de joueurs, un message annonce en plus la date d’annulation automatique : voir Comprendre l’annulation automatique.
Sous les statuts, le Résumé rappelle la date et l’heure, le terrain, le sport, le montant et le nombre de joueurs inscrits sur le nombre prévu (par exemple 1 / 4). Le code d’accès y figure aussi si votre club en utilise.
Note, clients et discussion
Section intitulée « Note, clients et discussion »- Note : la note interne de la réservation ; Modifier ou Ajouter une note l’édite.
- Clients : un encadré par joueur, avec son téléphone, le statut de sa place, l’état de sa part (payée ou non), son montant et le nombre de réservations à venir qu’il a chez vous. Les places encore vides apparaissent comme « Joueur 2 (anonyme) », etc. (réglage Afficher les joueurs dans les créneaux du calendrier de la Configuration du calendrier, actif par défaut). Les joueurs qui ont quitté la réservation (remplacés, annulés) sont regroupés plus bas, sous Autres joueurs. Le bouton Inviter un joueur ajoute quelqu’un à la réservation. Les pastilles de statut de chaque joueur s’affichent encore en anglais (« Confirmed », « Unpaid »…).
- Conversation du match : la discussion des joueurs de ce match, repliée par défaut. Voir Discussions de match.
Le menu ⋮ de chaque joueur regroupe les gestes sur sa place : Marquer comme payé (ou Marquer comme non payé), Demander un remplacement, Remplacer ce joueur, Annuler (retirer le joueur de la réservation), Modifier le contact ou Modifier le joueur, Envoyer un SMS à (suivi de son nom), Écrire en privé (une conversation privée avec lui, s’il a un compte)… Selon la réservation, il propose aussi Collecter le paiement (encaisser sa part en précisant le moyen de paiement) et Payer sur place (sa part sera réglée à l’accueil). Seules les actions possibles pour ce joueur à ce moment sont proposées.
Paiements, options, récurrence, détails et documents
Section intitulée « Paiements, options, récurrence, détails et documents »- Paiements : ce qui est dû, payé et restant, la liste des paiements (chacun avec son menu : modifier, supprimer ou rembourser le paiement, selon son type) et les boutons pour encaisser. Tout est expliqué dans Suivre les paiements d’une réservation.
- Options : le matériel ou les services pris avec le terrain (location de raquettes, balles…), avec qui les a payés. Ce bloc n’apparaît que si la réservation en contient.
- Récurrence : pour une réservation qui fait partie d’une série.
- Détails : les caractéristiques de la réservation — prise en compte ou non dans le quota, mode (location ou match), type de réservation, et pour un match sa visibilité, son niveau et sa règle d’approbation — ainsi que qui l’a créée et modifiée, et quand. Annulable jusqu’au donne la date limite d’annulation gratuite pour le joueur, selon vos conditions d’annulation.
- Documents : pour une réservation confirmée faite en ligne, la confirmation de réservation en PDF ; le code d’accès (QR) si votre club utilise le contrôle d’accès.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- La Configuration du calendrier propose un Panneau de réservation allégé, une version simplifiée de ce panneau (voir Les bases du calendrier).
- Certaines actions (Collecter le paiement, Envoyer un SMS à tous, la modification d’un paiement) ouvrent une page à part, hors du calendrier.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Quelle différence entre « Statut » et « Paiement » ?
Section intitulée « Quelle différence entre « Statut » et « Paiement » ? »Le Statut dit si la réservation est confirmée ; le Paiement dit si elle est réglée. Une réservation encodée à l’accueil est Confirmé mais peut rester Impayé jusqu’à ce que le client paie sur place.
Je clique sur « Ajouter un paiement » et l’accès m’est refusé.
Section intitulée « Je clique sur « Ajouter un paiement » et l’accès m’est refusé. »Votre compte n’a pas le droit d’encaisser (les Fonctions Professeur et Spectateur, par exemple). Demandez à un Propriétaire ou un Administrateur du club de vous donner la Fonction adéquate (voir Fonctions du staff : qui peut quoi).
Comment annuler une réservation et rembourser le client ?
Section intitulée « Comment annuler une réservation et rembourser le client ? »Cliquez sur Supprimer, cochez Rembourser la réservation puis confirmez. Seuls les paiements en ligne sont remboursés ainsi ; un paiement encodé à l’accueil se règle avec le client. Si la case est grisée, votre compte n’a pas le droit de rembourser (c’est le cas du Gestionnaire des réservations). Pour rembourser un paiement précis, voir Rembourser une réservation.
Un joueur me dit qu’il n’a pas reçu sa confirmation.
Section intitulée « Un joueur me dit qu’il n’a pas reçu sa confirmation. »Ouvrez sa réservation, dépliez Envoyer une notification et choisissez Envoyer les emails de confirmation.