Suivre les inscriptions

Toutes les inscriptions de votre académie — prises en ligne par les familles ou encodées par votre équipe — arrivent dans un seul registre. C’est là que vous répondez à « est-ce que mon fils est bien inscrit ? », que vous encaissez au comptoir et que vous relancez ceux qui n’ont pas payé.

Avant de commencer

• Service Cours & stages actif sur votre club.
• Droits : Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire. Les autres types de compte ne voient pas l’entrée Inscriptions du menu.
• Rembourser demande en plus le droit de rembourser (Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire).

Le registre

Ouvrez Cours & stages › Inscriptions.

1. Le sélecteur Inscriptions / Inscrits change la lecture : Inscrits montre une ligne par personne (l’enfant, son âge, son parent) ; Inscriptions montre une ligne par vente (la référence, l’acheteur, le nombre de personnes, le montant).
2. La Recherche trouve un nom, un e-mail, une référence (« #0032351 »).
3. Filtres restreint la liste par activité, groupe, état du paiement, jour, heure ou prof — ou aux contacts incomplets.
4. Nouvelle inscription encode une inscription au comptoir (voir plus bas).

Les mêmes outils se retrouvent dans l’onglet Inscriptions d’une activité ou d’un groupe, déjà filtrés sur celui-ci. Là, vous trouvez aussi Exporter en CSV (1), Importer des inscriptions (2) et Écrire aux familles (3).

La fiche d’une inscription

Cliquez sur la flèche au bout d’une ligne : la fiche s’ouvre sur le côté. Elle montre l’état (Confirmée, Groupe proposé, En attente de paiement…), le Total, le Payé et le Reste dû, les participants et leurs réponses aux questions du club.

Depuis la fiche, vous pouvez :

• Ajouter un paiement : un encaissement au comptoir (espèces, Bancontact, virement, chèque-sport…). Une erreur de caisse s’annule avec Annuler ce paiement (erreur de caisse) : la ligne reste visible, marquée annulée.
• Envoyer le lien de paiement : la famille reçoit par e-mail un lien pour payer en ligne ce qui reste dû. Il faut une adresse e-mail sur l’acheteur.
• Garder la place : la place reste tenue même si le solde n’est pas payé ; seule une annulation la rend.
• Modifier la demande (pour une pré-inscription) : corriger ce que la famille a déclaré.
• Annuler l’inscription, ou annuler un seul participant avec l’icône à côté de son nom.

Inscrire au comptoir

1. Cliquez sur Nouvelle inscription (dans le registre, sur une activité ou sur un groupe).

2. Choisissez l’Activité et le Groupe (ou, selon le mode de vente, Cycle complet ou Une séance).

3. Ajoutez les Participants : un Contact existant, ou un Invité dont vous tapez le nom. Cochez Ce participant paye sur celui qui paye, ou Le payeur n’est pas un participant pour un parent qui paye pour son enfant. Les questions du club s’affichent dès qu’un participant est nommé.

4. Choisissez le Paiement : Pas encore payé, Payé sur place (le montant encaissé maintenant) ou Lien de paiement (envoyé par e-mail). Cliquez sur Inscrire.

   

Astuce

L’activité n’a pas encore de groupe ? Une inscription prend une place dans un groupe : utilisez plutôt Encoder un vœu (dans Pré-inscriptions) pour enregistrer la demande dès maintenant. Voir Organiser un stage.

Écrire aux familles

Écrire aux familles envoie un message à toutes les familles de la liste filtrée — un message par famille, qui liste ses propres enfants. Filtrez donc d’abord (un groupe, les inscriptions non payées…), puis :

1. choisissez un Modèle : Lancement du cycle, Rappel d’acompte, Rappel de solde, Confirmation de créneau ou Message libre ;
2. choisissez le Canal : E-mail, SMS ou WhatsApp ;
3. relisez l’Objet et le Message. Les balises (liste des enfants, total dû, jour, heure, prof, IBAN) sont remplacées pour chaque famille ;
4. cliquez sur Envoyer. Sur WhatsApp, rien ne part tout seul : la fenêtre affiche un lien par famille (Prêts à envoyer sur WhatsApp), que vous ouvrez un à un pour envoyer le message depuis WhatsApp.

Importer et exporter

Exporter en CSV télécharge ce que la liste affiche, filtres compris. Importer des inscriptions lit un fichier au même format : exportez, complétez dans un tableur, réimportez. Une ligne sans groupe devient une demande de pré-inscription. Cliquez sur Aperçu pour voir ce qui sera fait ligne par ligne, puis sur Importer N lignes.

Le bouton Importer des inscriptions n’apparaît que lorsqu’une activité est choisie (dans les filtres, ou depuis l’onglet Inscriptions d’une activité) : chaque ligne doit savoir de quelle activité elle relève.

Bon à savoir

• Une place prise en ligne mais pas payée est reprise après une dizaine de minutes (ou à l’échéance d’acompte du groupe, pour un cycle). Une inscription encodée au comptoir n’est jamais reprise ainsi.
• Une inscription ne crée jamais de contact dans votre club, sauf si le parent coche « Enregistrer cette personne dans ma famille » dans le tunnel.
• Une vente gratuite en ligne n’inscrit que le joueur lui-même ou ses enfants.

Annuler n’est pas rembourser

Annuler l’inscription libère les places, mais ne fait aucun geste financier. Pour rendre l’argent, cochez Rembourser les montants payés et remettre le solde encore dû dans la fenêtre d’annulation — c’est un choix explicite, réservé aux comptes qui ont le droit de rembourser. Ce qui a été payé en ligne est alors remboursé automatiquement ; ce qui a été encaissé au comptoir, c’est à vous de le rendre.

Questions fréquentes

Un parent dit avoir payé, mais l’inscription est « Non payé ». Que faire ?

Ouvrez la fiche : si le paiement en ligne n’a pas abouti, cliquez sur Envoyer le lien de paiement. S’il a payé au comptoir ou par virement, Ajouter un paiement.

Comment voir qui n’a pas encore payé ?

Filtres › Paiement, puis choisissez l’état voulu. Vous pouvez ensuite Écrire aux familles avec le modèle Rappel de solde.

Un enfant quitte le cours en cours de saison. Comment le désinscrire ?

Ouvrez l’inscription et annulez le participant (sa place est libérée). Pour une absence ponctuelle, marquez-le plutôt absent sur la feuille de présence de la séance.

Le message aux familles est-il parti à tout le monde ?

Il part aux familles de la liste filtrée. Après l’envoi, un message vous dit combien de messages sont partis et combien d’inscriptions n’ont pas pu être jointes (sans adresse, par exemple).

Voir aussi

• Catalogue et groupes
• Le calendrier académie
• Questions d’inscription
• Organiser un stage de vacances