Importer des contacts et leurs données
Reprendre votre fichier clients, vos abonnés, vos soldes et vos réservations depuis un autre logiciel grâce aux outils d’import, en relisant tout avant d’appliquer.
Publié le — Les dix outils de l’onglet Outils, et l’import CSV de contacts pas à pas : téléverser, associer les colonnes, relire l’analyse, importer.
Vous arrivez d’un autre logiciel, ou vous tenez vos membres dans un tableur ? Les outils d’import reprennent vos données sans ressaisie. Chaque import suit le même principe : vous déposez un fichier CSV, vous dites à quoi correspond chaque colonne, SportFinder analyse chaque ligne et vous montre ce qu’il va faire, et rien n’est écrit tant que vous n’avez pas cliqué sur Importer.
Les dix outils de l’onglet « Outils »
Section intitulée « Les dix outils de l’onglet « Outils » »Dans Quotidien › Contacts, onglet Outils, chaque carte a son bouton Ouvrir :
| Outil | À quoi il sert |
|---|---|
| Invitations en masse | Inviter les contacts sans compte à créer leur compte (voir Inviter ses clients) |
| Import CSV contacts | Reprendre votre fichier clients (détaillé ci-dessous) |
| Détection doublons contacts | Trouver les fiches en double et ouvrir leur fusion (voir Doublons) |
| Dédupliquer les emails | Préparer un CSV où plusieurs lignes partagent un e-mail (une famille) : l’outil rend chaque e-mail unique en ajoutant +prénom avant le @ et vous rend un nouveau fichier. Rien n’est modifié chez vous |
| Import CSV classements | Importer les affiliations et classements fédéraux de vos joueurs |
| Import classements Playtomic | Reprendre les niveaux Playtomic de vos joueurs |
| Import HTML classements | Importer un classement fédéral exporté en HTML |
| Import CSV abonnements | Reprendre vos abonnés et leurs dates |
| Import CSV cartes prépayées | Reprendre les cartes prépayées en cours de vos clients |
| Import CSV réservations | Reprendre les réservations (passées et à venir) d’un export Playtomic |
Importer un fichier de contacts
Section intitulée « Importer un fichier de contacts »-
Téléversez le fichier
Ouvrez Import CSV contacts. Choisissez la Source (Détection automatique, Playtomic ou iClub : les colonnes de ces logiciels sont reconnues d’office), le Séparateur CSV (laissez Auto si vous ne savez pas), puis le Fichier CSV. Cliquez sur Téléverser le CSV (2). Vos imports passés restent listés en dessous, dans Imports précédents (Revoir en rouvre un).
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Associez chaque colonne à un champ
L’écran Mapping des colonnes liste chaque En-tête CSV de votre fichier avec son Champ cible : prénom, nom de famille, email, numéro de téléphone, date de naissance, adresse, sexe, nationalité, langue, commentaire (note client), identifiant externe… SportFinder propose d’office le champ le plus probable ; corrigez ce qui ne va pas, ou laissez vide une colonne à ignorer. Réglez aussi :
- Format de date de votre fichier ;
- Langue par défaut pour les lignes qui n’en ont pas ;
- Écraser les contacts existants : remplacer les données des fiches retrouvées, ou seulement compléter leurs champs vides ;
- Rapprochement avec les contacts existants : par identifiant externe, email et GSM (le défaut) ; uniquement par identifiant externe (les membres d’une famille qui partagent un e-mail gardent chacun leur fiche) ; ou jamais (une nouvelle fiche par ligne).
À droite, Aperçu des lignes montre vos premières lignes telles qu’elles seront lues.
Cliquez sur Lancer l’analyse (3).
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Relisez l’analyse
La Revue de l’import contacts s’ouvre. L’analyse tourne en tâche de fond (« Traitement en cours : N ligne(s)… ») : rechargez la page après quelques secondes. Chaque ligne indique ce que SportFinder a détecté — création d’une fiche, fiche existante retrouvée (et les champs qui changeraient), ou choix à faire — et son statut : Prêtes, Erreurs, Ignorées, En attente, Échec. Quand une ligne hésite entre plusieurs fiches (une famille qui partage un e-mail…), c’est vous qui tranchez, ligne par ligne.
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Importez
Cliquez sur Importer toutes les lignes prêtes (4), ou cochez des lignes et Importer les lignes sélectionnées. Les compteurs Importées, Créées et Mises à jour se remplissent ; chaque ligne importée mène à sa fiche.
Bon à savoir
Section intitulée « Bon à savoir »- Rien n’est écrit avant l’étape 4. Vous pouvez revenir au mapping (Modifier le mapping) et relancer l’analyse autant de fois que nécessaire.
- Réimporter le même fichier ne crée pas de doublons : les lignes déjà importées sont retrouvées.
- Une ligne dont l’e-mail ou le téléphone correspond à une fiche d’un autre nom n’est pas rattachée d’office : elle passe en revue manuelle.
- Les fiches liées à un compte SportFinder ne sont que complétées : les données saisies par le joueur ne sont jamais écrasées.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Mon fichier est refusé
Section intitulée « Mon fichier est refusé »Vérifiez qu’il s’agit bien d’un CSV (pas d’un .xlsx), qu’il a une ligne d’en-têtes, et essayez de forcer le Séparateur CSV au lieu d’Auto.
Plusieurs membres d’une famille partagent le même e-mail
Section intitulée « Plusieurs membres d’une famille partagent le même e-mail »Choisissez le rapprochement Uniquement par identifiant externe si votre fichier en a un, ou passez d’abord le fichier dans Dédupliquer les emails.
L’analyse reste « en attente »
Section intitulée « L’analyse reste « en attente » »Elle tourne en arrière-plan : rechargez la page après quelques secondes. Une ligne en Échec peut être relancée depuis ses actions.